In 5 Schritten zum virtuellen Datenraum
Schritt 3
Bevor sich ein virtueller Datenraum in Betrieb nehmen lässt, sind alle relevanten Aspekte entlang der betroffenen Prozesse zu prüfen. Dazu sind u.a. folgende Punkte zu definieren:
- • Existiert ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement, das regelt, wer was darf?
- • Muss eine Kennzeichnung einzelner Dokumente (View-Only, Wasserzeichen etc.) erfolgen, um deren Verbreitung oder Vervielfältigung zu vermeiden?
- • Bedarf es Datenraumjournale zur revisionssicheren Protokollierung aller Aktionen im Datenraum, um nachzuvollziehen, wer wann was angesehen, bearbeitet, heruntergeladen oder gelöscht hat?
- • Liegt allen Nutzern eine Nutzungsvereinbarung für den virtuellen Datenraum vor und wurde dieser ausdrücklich zugestimmt?
Auch empfiehlt es sich, einen Raumassistenten zu bestimmen. Dieser verfügt über Rechte, um einen Datenraum anzulegen und einzurichten. Er kann Mitglieder einladen, selbst aber keine Daten einsehen. Zudem braucht man ein Löschkonzept für alle geteilten und verarbeiteten Daten.
Schritt 4
Nun kann damit begonnen werden, Daten und Dokumente (z.B. PDFs, Bilddateien, Sprachnachrichten, Notizen etc.) in den Datenraum hochzuladen. Dazu sind logische Ordnerstrukturen empfehlenswert. Zudem sollte festgelegt sein, inwieweit sich der Datenaustausch und die digitale Zusammenarbeit extern von intern unterscheiden, etwa mit vorab definierten Rechte- und Rollenkonzepten. Ebenso relevant sind Abstimmungs- und Chatfunktionen für die Zusammenarbeit.
Schritt 5
Im Live-Betrieb gilt es, regelmäßig zu überprüfen, ob allen Mitgliedern die nötigen Rollen und Rechte zugewiesen und diese auch aktuell sind. Auch Dateien und Dokumente sind auf Aktualität und Verfügbarkeit zu prüfen. Regelmäßige Backups wichtiger Unterlagen im Datenraum sind unverzichtbar.
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