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Datenschutzkonforme interne Kommunikation
Betriebe, die WhatsApp oder Facebook-Gruppen für die interne Kommunikation einsetzen, bewegen sich datenschutzrechtlich auf dünnem Eis. Denn der Schutz personenbezogener Daten, wie sie Unternehmen zum Beispiel von ihren Angestellten erheben, verarbeiten und speichern, steht im Fokus der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO). Das DRK Säckingen hat die Umstellung auf eine professionelle und datenschutzkonforme mobile Kommunikationsplattform erfolgreich gemeistert.
(Bild: Beekeeper AG)
Fast 90 Prozent aller Arbeitnehmer weltweit verfügen nicht über einen festen PC-Arbeitsplatz. Sie sind nur unzureichend in die interne Kommunikation integriert und von wichtigen Informationen abgeschnitten: Karosserie- und Fahrzeugbaumechaniker in der Industrie genauso wie das Reinigungspersonal in Hotels, die Verkäufer großer Einzelhandelsketten, Pflege- oder Rettungskräfte. In einem Rettungsdienst z.B. kann es buchstäblich über Leben und Tod entscheiden, ob alle Mitarbeiter zuverlässig in Echtzeit betriebsrelevante Updates erhalten: über aktuelle Einsätze, darüber welche Kollegen wann und wo Verstärkung anfordern oder über Notrufe und Straßensperren. Der DRK-Kreisverband Säckingen etwa hat rund 80 hauptamtliche Mitarbeiter, die in voneinander größtenteils unabhängigen Abteilungen tätig sind. Im Arbeitsalltag haben sie nur wenig miteinander zu tun, denn sie arbeiten im Rettungsdienst, im Fahrdienst, im mobilen sozialen Dienst oder beim Hausnotruf. Schwarze Bretter und eine veraltete Datenbank dienten lange Zeit als Informationsmedium. Es gab also keinen Ort, an dem alle Informationen zentral erfasst und auch von unterwegs abrufbar waren. Der Kreisverband entschied sich bei der Suche nach einer neuen Lösung zunächst für den Messaging-Dienst Whats-App. Dabei war jedoch die für eine vertrauliche interne Kommunikation wichtige Datensicherheit nicht gegeben, da Daten ungefragt versendet werden. Für diese Synchronisation sendet die App darüber hinaus Daten, die Rückschlüsse auf das Nutzungsverhalten zulässt, an Server in den USA. Die DSGVO jedoch möchte verhindern, dass das Datenschutzniveau durch eine Übertragung auf internationale Unternehmen aufgeweicht wird. Und auch eine Analyse von Arbeitsleistung, Verhalten oder Aufenthaltsorten darf nicht stattfinden, denn sie ermöglicht ein auf persönlichen Daten basierendes Profiling.
Interne Kommunikation beim DRK Säckingen
Die Ausgangslage im Kreisverband Säckingen steht dabei beispielhaft für die Situation in vielen Betrieben. Die meisten Arbeitgeber kombinieren für die interne Kommunikation verschiedene Instrumente. Die vielen Anwendungen und Geräte sind unter Datenschutzaspekten äußerst problematisch. Denn die DSGVO soll das Recht aller EU-Bürger auf Selbstbestimmung über ihre personenbezogenen Daten stärken. Alle Unternehmen, Organisationen und Betriebe, die in der EU geschäftlich tätig sind und dadurch personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, sind davon betroffen. Um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten datenschutzkonform verwaltet und verarbeitet werden, sollte eine interne Kommunikationsplattform die Konzepte der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit garantieren. Das heißt konkret: Es ist kein unautorisierter Zugriff auf Daten möglich, was beispielsweise durch die Verschlüsselung der Inhalte erzielt werden kann.
Die Korrektheit der Daten und des Systems sind sichergestellt und das System gibt Datenmanipulationen durch Dritte keine Chance. Und alle Systeme müssen jederzeit betriebsbereit sein, und die Datenverarbeitung darf lediglich von autorisierten Nutzern vollzogen werden können. Die interne Kommunikation des DRK Kreisverbandes Säckingen stand vor zwei Herausforderungen: Zum einen bestand Bedarf an einer funktionierenden abteilungsübergreifenden Kommunikation. Zum anderen waren die Mitarbeiter verpflichtet, sich eigenverantwortlich mit allen relevanten Informationen zu versorgen. Diese Holschuld der Belegschaft sollte abgebaut werden. Die Wahl des Kreisverbandes fiel auf die App Beekeeper.
Neue Mitarbeiter-App
Die Kommunikationsplattform bündelt die gesamte interne Kommunikation in einer Anwendung, integriert externe Systeme und holt die Kommunikation aus privaten Social-Media-Kanälen ins Unternehmen zurück. Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Mitarbeiter ohne Smartphone können sich in der Rettungswache am PC in die Plattform einloggen und sich alle Informationen abholen. Jede Abteilung hat ein digitales Anschlagbrett für permanente und tägliche Mitteilungen. Und die Mitarbeiter können sich in Echtzeit-Chats austauschen. “Früher war es viel aufwendiger, die Mitarbeiter zu informieren. Heute ist es einfacher, transparenter und das Einbinden der Mitarbeiter unkompliziert geworden, die Akzeptanz ist hoch”, berichtet Jose Morla, Datenschutzbeauftragter beim DRK Kreisverband Säckingen.
Zur Akzeptanz der App trägt u.a. die Möglichkeit bei, wichtige Informationen und Umfragen als Direktnachrichten zu versenden. Die Umfragen etwa fördern die Zwei-Wege-Kommunikation im Unternehmen und binden so die Mitarbeiter stärker ein. “Es gab Mitarbeiter, die sich früher geweigert haben, WhatsApp auf ihr Handy zu laden. Diese haben jetzt Beekeeper auf dem Handy und beteiligen sich rege am Informationsaustausch – das ist ein Vorteil für uns als Unternehmen”, fasst Morla seine Erfahrungen mit der neuen Mitarbeiter-App zusammen. Um eine komplett betriebsübergreifende Kommunikation mit allen Mitarbeitern zu realisieren, soll die Beekeeper-App bald auch in allen anderen Abteilungen und dem gesamten Kreisverband zum Einsatz kommen.
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