Mehr Effizienz und Transparenz mit digitalen Audits

Reduzierter Aufwand

Als Cloud-basierte Plattform reduziert die Lösung den unternehmensinternen IT-Aufwand. Um Verfügbarkeit, Betrieb und Wartung der Software kümmert sich NextAudit. In Punkto Datenschutz und Datensicherheit erfüllt die Plattform alle wichtigen IT-Security-Kriterien. Die Daten werden in Deutschland DSGVO-konform und vor unbefugtem Zugriff geschützt gespeichert. Offene Schnittstellen ermöglichen die einfache Anbindung an ein unternehmensweites Identity und Access Management auf Active-Directory-Basis und eine sichere Authentifizierung über Single-Sign-On. Über die vorhandene Rest-API können weitere Systeme problemlos angebunden werden.

Jederzeit und überall

Mit der Audit Cloud können Audits jederzeit und überall durchgeführt werden. Das spart Reisekosten und hat sich auch während der Corona-Krise bewährt. NextAudit hat einen Referenzprozess für Remote-Audits in der AuditCloud implementiert, sodass auch aus dem Homeoffice auditiert werden kann. Wichtig für erfolgreiche Remote-Audits sind vom Auditor gut vorbereitete Checklisten, die die auditierte Partei schon in einem Self-Assessment vorbeantworten kann. Die eigentliche Auditierung und Abschlussbesprechung erfolgen jeweils über ein Online-Kollaborations-Tool (z.B. Zoom, MS Teams oder WebEx). Für mögliche Remote-Begehungen können Smartphone-Kamera und ein Tablet eingesetzt werden – komfortabler, aber auch deutlich kostenintensiver ist der Einsatz von Datenbrillen. Im Anschluss an die eigentliche Audit-Durchführung wird die Maßnahmenumsetzung in der AuditCloud dokumentiert. E-Mail-Kommunikation entfällt.

Single-Point-of-Truth

Als Single-Point-of-Truth werden in der AuditCloud alle Informationen zu einer zentralen Wissensbasis gebündelt und die Dokumentation entsteht schon während des jeweiligen Audits. Das ermöglicht dem Management jederzeit einen guten Überblick über den aktuellen Stand des gesamten Auditprogramms, der Einzelaudits sowie sämtlicher Maßnahmen. In der Praxis steigt die Qualität der Audits und der auditierten Prozesse deutlich, da durch die einfachere und effektivere Zusammenarbeit aller Beteiligten die Akzeptanz und Wirksamkeit im Unternehmen erheblich größer werden.

Sinnvolle Funktionen, eine einfache Nutzerführung und die Einbindung der Kunden in den Entwicklungsprozess machen die Flexibilität und Praxistauglichkeit der Software aus – was neben der Zeit- und Kostenersparnis durch die digitalen Audits ebenfalls wichtige Argumente für den Umstieg auf die Cloud-Lösung sind. Zukünftige Entwicklungen der Plattform wie die Einbindung von künstlicher Intelligenz (KI) für die Zusammenführung und tiefergehende Analyse der Ergebnisse aus den Einzelaudits sollen den Nutzen der Lösung noch weiter steigern.

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