Datensilos mit einer Content Services Plattform aufbrechen

KI und Machine Learning

Die Möglichkeiten der Automatisierung der Verarbeitungsprozesse gehen heute aber noch viel weiter. Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning sind dabei mehr als nur Buzzwords. Dank automatischer Inhaltsklassifikation werden Dokumente den relevanten Geschäftsprozessen zugeordnet sowie Aufbewahrungsfristen und Erfüllung der Compliance (Erkennung von identifizierenden Merkmalen, DSGVO) sichergestellt. Extraktion geschäftsrelevanter Daten (Rechnungsdaten, Ansprechpartner, Identifikationsnummern) sowie automatischer Verschlagwortung oder Unterschriftsprüfung können Prozesse weiter vereinfachen und beschleunigen. Zu einem solchen CSP gehören auch die integrative Zurverfügungstellung von BPM-Funktionalitäten (Business Process Management). Die Dokumente sind mit einem reinen “document-first”-Ansatz zwar vorhanden. Aber wer nichts von ihrer Existenz weiß, kann sie nicht nutzen, weil er sie bei einer offenen Keyword-Suche in einem DMS nur mit viel Glück finden kann. Und genau das ändert eine CSP und integriert vorhandene Datensilos, Anwendungen und Archive in einem übergeordneten Ökosystem. Eine CSP erschließt mit der integrierten OCR komplette Dokumente und indiziert sie für optimale Suchergebnisse.

Systeme lassen sich weiter nutzen

Eine CSP basierend auf Cloud-native Technologien kann die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen verbessern. Alles, was Unternehmen bisher als Insellösungen und Legacy-Systeme einsetzten, lässt sich weiternutzen. Aber sie werden integriert oder über die Zeit in ein zentrales Ökosystem überführt, in dem alle Tätigkeiten in konsequent zu Ende gedachten digitalisierten (End-to-End) Workflows umgesetzt sind. Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage senkt Risiken und die Kosten für Lizenzen und Wartungsarbeiten. Die Inflexibilität von Legacy-Systemen, teure Spezialhardware und hochpreisige Systemspezialisten gehören damit der Vergangenheit an. Dem gegenüber steht eine moderne, offene, einfach erweiterbare und skalierbare Plattform, ohne Vendor lock-in. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau. Sowohl eDiscovery als auch Legal Hold Szenarien lassen sich mit dieser Plattform einfach abdecken.

Aus der Praxis

Anwendung findet Yuuvis beim Schweizer IT-Dienstleister Abraxas. Das Unternehmen mit 800 Mitarbeitern bietet Schweizer Verwaltungen, Behörden, Unternehmen und die Bevölkerung effiziente, sichere und durchgängige IT-Lösungen und Dienstleistungen. Es managt mit der Lösung rund 280 Millionen Dokumente und arbeitet mit Terabyte an Daten als revisionssicheres Archiv und REST-basiertes Framework. Mit der DTI als Berater und Lösungsintegrator setzte das Unternehmen seine Dokumenten- und Datenprozesse in Yuuvis um und gestaltete völlig neue Geschäftsprozesse, um die Potenziale der CSP vollständig nutzen zu können. Zunächst analysierten die DTI-Experten die Bestandslösungen, dokumentierten die Prozesse, Datenstrukturen und Exportschnittstellen. Aufgrund der historisch gewachsenen Systeme wie Datenablagen, Input-Management und Scan-Prozesse zeigte sich, dass die Anforderungen und Definitionen sich über die Zeit geändert hatten. Solche Fälle konnten zum Teil automatisiert korrigiert werden oder wurden teilweise für die optimale Nutzung der Yuuvis-Plattform neu aufgesetzt. Dieser zunächst aufwendige Migrationsprozess mit Neudefinition von Workflows und Entwicklung von Microservices hat sich aber gelohnt.

Datum:4. Juni 2020

Autoren:Peter Angehrn, Chief Technology Officer, DTI Schweiz AG

Themen: Industrie 4.0, Technik

Schlagwörter: plus

Webseite: www.dti.ch

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