Dokumentenmanagement in neuem Glanz
Der unternehmerische Erfolg des Badausstatters Duravit ließ auch das Dokumentenaufkommen im Unternehmen gewaltig steigen. Weil das elektronische Altarchiv dabei funktional an seine Grenzen stieß, entschied sich Duravit für den Umstieg auf eine moderne Enterprise Content Management-Lösung (ECM) mit Archiv und eAkten. Das neue ECM-System unterstützt seitdem die internationale Expansion des Unternehmens durch Mehrsprachigkeit und standortübergreifende Verfügbarkeit in allen Bereichen.
Egal ob Whirlpool oder exklusive Badewanne mit integriertem Soundsystem – wer hochwertige Badprodukte im modernen Design sucht, ist bei Duravit genau an der richtigen Adresse. Das Unternehmen aus Hornberg im Schwarzwald versteht sich nicht nur als Ideenschmiede für Design-Produkte, sondern legt den Fokus auf die Gesamtgestaltung von Erlebnisbädern. Einhergehend mit der kontinuierlichen Expansion in 120 Länder stieg auch das Dokumentenvolumen über die Jahre im gesamten Unternehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010 konnte das eingesetzte Archivsystem diesem Wachstum nicht mehr begegnen und stieß funktional an seine Grenzen. Zudem war das vorhandene System “zu wenig international”, was im Zuge der Expansion auf Dauer zu Problemen innerhalb der dokumentenbasierten, standortübergreifenden Geschäftsprozesse geführt hätte. Dies veranlasste den Badspezialisten im Jahr 2011 dazu, sich nach einer moderneren und zukunftsfähigeren Alternative umzuschauen. Bei der Suche nach einer modernen ECM-Lösung legte Duravit besonderes Augenmerk auf die sichere und effiziente Migration des Altsystems, auf den Aufbau einer elektronischen Aktenstruktur inklusive Berechtigungskonzept sowie auf die Internationalität der neuen ECM-Software für den weltweiten Einsatz. Bei der Anbieterauswahl verfolgte man einen klaren Plan. “Uns war wichtig, dass es ein deutscher Anbieter mit entsprechend starker Softwareentwicklung ist, der die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen erfüllt”, berichtet Application Manager (Finanzen) Werner Höltl. Die Wahl fiel auf die Doxis4 iECM Suite von SER mit ihrer umfassenden Funktionalität und Mehrsprachigkeit.
Erst Migration, dann eAkten
Bei der Einführung der neuen ECM-Lösung begann Duravit mit der Migration der Altdokumente, wie Werner Höltl ausführt: “Wir haben im Vorfeld festgestellt, dass man mehrere Millionen Dokumente nicht mit einem Fingerschnippen übertragen kann.” SER setzt für die Altdatenmigration nach Dosix4 ein durchgängiges und in vielen Projekten erprobtes Migrationskonzept ein, mit dem bei Duravit rund 20 Millionen Dokumente schrittweise im laufenden Betrieb erfolgreich und sicher ins neue System überführt werden konnten. Im Jahr 2012 folgte die Einführung der elektronischen Kundenakte mit Anbindung an das ERP-System Infor. Ziel war es, den Kommunikationsaufwand innerhalb der nationalen sowie internationalen Fachabteilungen deutlich zu reduzieren und die Informationsverfügbarkeit standortübergreifend zu erhöhen. Bislang gab es zwischen den verschiedenen Standorten viele aufwendige Kommunikationsprozesse per Telefon und E-Mail. Vor allem Vertriebsgebiet-übergreifend kam es oftmals zu Rückfragen. So wollte z.B. der Ansprechpartner in der ausländischen Tochtergesellschaft vom Duravit-Vertrieb in Hornberg die Originaldokumente zu den aktuellen Lieferungen an seine Gesellschaft vorab zugemailt bekommen. Da bestimmte Dokumente zum Teil ausschließlich in Papierform existierten, konnten diese Rückfragen oftmals nur mit sehr hohem manuellem Kommunikations- und Suchaufwand beantwortet werden. “Zudem hatten wir das Problem, dass wir im bisherigen Archiv nicht detailliert genug Berechtigungen einrichten konnten, sowohl mandantenübergreifend, als auch innerhalb der Mandanten z.B. auf einzelne Vertriebsgebiete”, schildert Werner Höltl. Diese Struktur brachte die elektronische Kundenakte schon mit, inklusive Anbindung an das ERP-System Infor. Durch die Übernahme der täglich mehr als 5.000 Dokumente und Indexwerte aus dem ERP-System wird die Kundenakte quasi automatisiert gefüllt und zudem revisionssicher abgelegt. Zusätzlich können die Duravit-Mitarbeiter ausgewählte Dokumente wie z.B. Excel-Tabellen oder E-Mail-Korrespondenz mithilfe der Module SmartOffice und SmartNotes manuell aus der gewohnten Microsoft- bzw. Notes-Oberfläche bequem per Drag&Drop in die jeweilige Kundenakte ablegen. Zusätzlich zur elektronischen Kundenakte führte Duravit im Jahr 2015 die elektronische Lieferantenakte ein, die ebenfalls an das ERP-System angebunden wurde. Zum Jahreswechsel 2015/2016 wurde die Akte weltweit ausgerollt. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten. Bestellungen, Bestelländerungen, Abrufaufträge oder auch Lieferscheine werden innerhalb der Akte gebündelt und stehen standortübergreifend im ECM-System zur Verfügung – die Einkaufsteams der internationalen Duravit-Standorte arbeiten seitdem auf einem aktuellen und identischen Informationsstand. Mit den beiden elektronischen Akten haben die Mitarbeiter aus Vertrieb und Einkauf (je nach Berechtigung) weltweit Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen eines Kunden oder Lieferanten. “Neben der erhöhten Auskunftsfähigkeit hat sich der Kommunikationsaufwand zwischen unseren internationalen Standorten und der Zentrale in Hornberg deutlich reduziert”, freut sich Werner Höltl.
In den Startlöchern: eAkten für Qualitäts- und Produktmanagement
Für dieses Jahr steht die Einführung weiterer Aktenlösungen für die Bereiche Qualitäts- (QM) sowie Produktmanagement (PM) an. Gerade diese Abteilungen müssen sicherstellen, dass an sämtlichen Duravit-Standorten mit den gleichen technischen Beschreibungen gearbeitet wird. Bisher hat man dies über eine Dokumentenablage in Explorer-Laufwerken oder mit aufwendiger E-Mail-Korrespondenz sichergestellt, was sich als sehr ineffizient darstellte. Dies soll sich mit der Einführung der elektronischen QM- und PM-Akte ändern, die die standortübergreifende Einsicht sowie den Zugriff auf alle relevanten Dokumente optimieren. Berechtige Mitarbeiter können Dokumente direkt im ECM-Client bearbeiten und aktualisieren. Ändert sich beispielsweise der Duravit-Logo-Aufdruck auf einem Waschbecken, wird die jeweilige Produktbeschreibung durch PM-Mitarbeiter angepasst und als neue, aktualisierte Version abgelegt. Diese integrierte Versionierung stellt sicher, dass jeweils die aktuellen Produktinformationen zu einem Waschbecken im zentralen ECM-System weltweit einsehbar sind und keine Produktionsfehler auftreten.
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