Faxgerät statt E-Akte

Deutsche Behörden hinken
bei der Digitalisierung hinterher

In Ämtern mahlen die Mühlen langsam. Das gilt auch für die Digitalisierung deutscher Behörden. Einige Digitalisierungexperten gehen sogar davon aus, dass die Bundesrepublik in diesem Bereich 40 Jahre hinter anderen Ländern her hinkt. Eine Möglichkeit, Abläufe zu beschleunigen, ist dabei die E-Akte, doch ist diese nicht in Sicht.

(Bild: ©Thomas-Bethge(stock.adobe.com)

Deutsche Behörden gelten weltweit als analoge Schreibstuben: “Deutschland ist noch meilenweit von einer funktionierenden digitalen Verwaltung entfernt”, sagt Iris Plöger, Mitglied der Hauptgeschäftsführung beim Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI). Dabei ist eine digitalisierte Verwaltung nicht nur für den Dienst am Bürger wichtig, sondern beschleunigt auch alle behördlichen Vorgänge für Unternehmen. “Trotz des Plans der Bundesregierung, bis Ende 2022 mehr als 500 Verwaltungsleistungen digitalisieren zu wollen, hinkt Deutschland hinterher. Erst 71 Leistungen, darunter 14 Bundesangebote, sind digitalisiert. Das Dilemma beginnt bereits bei der Erreichbarkeit: Zeitgemäße IP-Telefonie wird in Behörden nur unzureichend genutzt, ebenso wie moderne Wege der Datenverarbeitung und Kollaboration”, sagt Jens Weller, Geschäftsführer von Toplink. Das Telekommunikationsunternehmen betreibt eines der größten IP-Telefonnetze weltweit und bietet zudem einen digitalen Arbeitsplatz. Was in der Wirtschaft dankbar angenommen wird, ist jedoch in Behörden kaum zu finden.

Wirtschaft macht es vor

Während die Corona-Pandemie in der Wirtschaft einen massiven Wechsel zu digitalen Arbeitsplätzen und somit der Abkehr vom üblichen Bürostuhl bewirkt hat, hinken Behörden hinterher: Bis zu 40 Jahre, schätzen Digitalisierungsexperten. Das geht auch auf Kosten der Sicherheit. Ein Faxgerät ist in Behörden beispielsweise noch absolut üblich, gilt aber als unsichere Kommunikationsform für sensible Daten. “Im internationalen Vergleich ist Deutschland zwar technologisch führend – bei Amtsgeschäften ist davon jedoch nichts zu spüren.

Es fehlt ein echter Masterplan, der den Ausbau digitaler Netze und die Nutzung für Behörden festschreibt. Bis dahin bleibt das private Smartphone der Mitarbeiter das modernste Device in den Amtsstuben”, sagt Weller. Erst vor wenigen Wochen kritisierte das amerikanische Unternehmen Tesla die zuständigen Behörden beim Bau der Giga Factory im brandenburgischen Grünheide. Nach 16 Monaten lag damals noch immer keine finale Genehmigung für die Fabrik vor. “Analoge Verwaltungsverfahren schwächen die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen schon heute massiv”, erklärt Iris Plöger vom BDI.

Vorgänge mit der E-Akte erleichtern

Elektronische Aktenführung wäre ein Ansatz, um Vorgänge zu erleichtern und vor allem von einem Aktenordner unabhängig zu machen. Eine aktuelle Umfrage der Hertie School of Governance und des Beratungsunternehmens Wegweiser Research ergab, dass die Hälfte der befragten Behörden (49 Prozent) sich die Digitalisierung interner Verfahren und Entscheidungsprozesse – also vor allem die Einführung der E-Akte – wünscht. Damit wäre dann auch eine Kollaboration von Ämtern unabhängig vom Standort eines Aktenordners möglich. Gemeinsam fordern der BDI und Toplink von der nächsten Bundesregierung eine Priorisierung der Modernisierung des Staatswesens als eines der Kernthemen.

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