Digitales Wissensmanagement

Relevantes Wissen im Unternehmen halten

Gehen Mitarbeiter in den Ruhestand oder wechseln Angestellte den Arbeitgeber, geht mittelständischen Unternehmen wichtiges Wissen über Produkte, Prozesse und Kunden verloren. Digitales Wissensmanagement kann dabei unterstützen, Erfahrungen und Know-how zu erhalten.

College students making lesson notes in university auditorium (Bild: WIK GmbH)

 (Bild: ©Kzenon/Fotolia.com)

Mit der Integration digitaler Technologien in die Fertigungsprozesse konnten sich viele mittelständische Unternehmen in Deutschland bereits einen beachtlichen Technologie- und Wissensvorsprung erarbeiten. Die damit verbundene Forschungs- und Entwicklungsarbeit hat KnowHow und Erkenntnisse generiert, die essenziell für das Betreiben und die Weiterentwicklung der Produktionsanlagen sind.

Wissensvorsprung gefährdet

Aktuelle Entwicklungen wie der demografische Wandel und die neuen Anforderungen in der modernen Arbeitswelt gefährden diesen Wissensvorsprung. Zum einen gehen immer mehr erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand, zum anderen wechseln talentierte Angestellte häufiger den Arbeitgeber – innerhalb immer kürzerer Zeitspannen. Mit jedem Mitarbeiter, der das eigene Unternehmen verlässt, geht auch Wissen zu Prozessen, Produkten und Kunden verloren. Beim digitalen Wissensmanagement wird unternehmensinternes Know-how gesammelt und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht. Dabei kann es sich um Informationen zu Produktionsabläufen handeln, aber auch um Kundenwünsche, Produktkennzahlen oder relevante Kontaktdaten zu internen Stellen oder externen Dienstleistern. Schwieriger ist das Management von Erfahrungswissen, sogenanntem implizitem Wissen. Es kann nicht so einfach in einer Anleitung oder Datenbank festgehalten werden und bedarf zusätzlich persönlicher Methoden des Wissenstransfers, beispielsweise in Form eines ‚Storytellings‘ – also die Arbeit mit Geschichten und Erzählungen – oder eines ‚Expert Debriefings‘ – etwa in moderierten Übergabegesprächen und Workshops. Das Ziel von Wissensmanagement ist es immer, unternehmensrelevantes Wissen nicht länger bei einzelnen Mitarbeitern zu belassen, sondern es für alle zugänglich zu machen und über mehrere Mitarbeitergenerationen hinweg zu sichern. Digitales Wissensmanagement bedeutet Vernetzung von Kompetenzen mittels digitaler Technologie, die die Speicherung und Auffindung des benötigten Wissens erleichtert. Damit wird auch die Innovationsfähigkeit des mittelständischen Unternehmens gestärkt. Digitales Wissensmanagement hat aber noch weitere, viel konkretere Vorteile: Kundenwünsche können effizienter erfüllt, neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet und die Wiederholung von Fehlern verhindert werden. Denn: Werden Erfahrungen und Lösungswege digital dokumentiert, kann später auf dieses Wissen zurückgegriffen werden. Kennt das Unternehmen seine Fähigkeiten und haben die Mitarbeiter einen Zugang zu den entscheidenden Informationen, entsteht ein echter Wettbewerbsvorteil. Chancen und Risiken lassen sich leichter abschätzen und wichtige Entscheidungen können schneller gefällt werden.

Aus der Praxis

Ein Beispiel für erfolgreiches digitales Wissensmanagement liefert ein mitteständischer Anlagenbauer aus Bad Dürkheim in Rheinland-Pfalz, der seine Produkte kundespezifisch anpasst und weltweit exportiert. Die Konstruktionspläne für die Anlagen bewahrte das Familienunternehmen bislang in gedruckter Form in Papierordnern auf. Neue Angestellte und Leiharbeiter machten sich regelmäßig auf die Suche nach dem richtigen Ordner mit der passenden Anleitung, erfahrene Mitarbeiter mussten die gedruckten Pläne stetig aktualisieren und Kundenspezifikationen schriftlich vermerken. Diese analoge Dokumentation kostete die Belegschaft viel Zeit. Mit diesem Problem wandte sich der Anlagenbauer an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserslautern – Teil der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geförderten Initiative Mittelstand-Digital. An zwei Tagen analysierte das Kompetenzzentrum die Ausgangslage des Unternehmens und führte intensive Interviews mit den Mitarbeitern. Auf Basis der Analyseergebnisse wurde, gemeinsam mit dem Unternehmen, eine nutzerfreundliche, plattformunabhängige Web-Anwendung entwickelt. Dafür wurden die Konstruktionspläne und Auftragsdaten für die Anlagen digitalisiert und im bestehenden ERP-System hinterlegt. Über Tablet-Computer und fest installierte Touchscreens können die Mitarbeiter nun zu jeder Zeit auf die aktuellsten Pläne sowie Arbeitsaufträge mit Kundenspezifikationen zugreifen.

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