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Datensilos mit einer Content Services Plattform aufbrechen

Informationsmanagement 4.0

Obwohl viele Unternehmen bereits mit einem digitalen Archivsystem arbeiten, wird vergleichsweise viel Arbeitszeit auf die Suche nach Informationen verwendet. Mit einer Content Services Plattform (CSP) gehört dieses Suchen der Vergangenheit an. Sie bildet die Grundlage des Informationsmanagement 4.0.

(Bild: DTI Schweiz AG)

Basis für Informationsmanagement 4.0 bildet eine Content Services Platform (CSP), die große Datenmengen und komplexe Anwendungslandschaften in einer eindeutigen und allgemeingültigen Datendrehscheibe (‘Single Source of Truth’) integriert. Eine CSP bindet umliegende Datensilos und papiergebundene Prozesse ein und ermöglicht damit neue Anwendungen. Das Ergebnis: Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage, Vereinfachung von komplexen Anwendungslandschaften und Ersatz von teuren Legacy Archivsystemen mit dem Vorteil von deutlich geringeren Risiken und Kosten für Lizenzen, reduzierten Wartungsarbeiten sowie Integration von neuen Prozessen. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein höheres Compliance-Niveau. Denn Datenhaltung, Anwendungsentwicklung und Bereitstellung erfolgen alle auf einer skalierbaren, rechtssicheren Plattform. Sie integrieren bestehende interne und externe Datenspeicher, ermöglichen über Schnittstellen den Zugriff auf Applikationen von über 400 Anbietern und stellen schnell erstellbare neue Services bereit. Sie bietet schnellere Verfügbarkeit von internen und externen Dokumenten sowie Informationen auf allen Endgeräten und in Echtzeit.

Anderer Fokus

Der Grund: Der Fokus einer CSP ist ein anderer als bisher. Nicht die Dokumente, sondern die Nutzer stehen im Zentrum der Lösung. Eine CSP ist davon bestimmt, wie Einzelpersonen und Teams Inhalte – intern und extern – erstellen, verbreiten und verwenden und wie sie ein effektiver Workflow optimal unterstützt: Wie arbeiten die Nutzer mit den Inhalten, wie teilen sie diese und wie lassen sich solche Informationen in vorhandenen und neuen Geschäftsprozessen nutzen, um daraus in wenigen Sekunden neue Erkenntnisse zu gewinnen? Die Vorteile sind:

• • Investments in vorhandene IT-Systeme sind gesichert, weil CSPs sie integriert.
• • CSP können Legacy Systeme und veraltete Fachanwendungen ablösen.
• • Gegenüber Legacy-IT sinken Betriebs- und Wartungskosten signifikant. Zudem lassen sich die Anzahl unterschiedlicher Systeme und Applikationen reduzieren.

Eine solche Plattform ermöglicht es der Fachabteilung, ihre Prozesse vollständig zu digitalisieren und je nach Markt- oder Kundenerfordernisse sehr schnell neue Kundenerwartungen zu befriedigen, ohne dass zuerst ein neues Produkt evaluiert und Projekte lanciert werden müssen. Und statt einer ausufernden Schatten-IT arbeiten die Fachabteilungen immer in einem revisionssicheren Ökosystem, das zudem über die Einhaltung aller Datenschutz- und Compliance-Richtlinien wacht.

Suchgetriebener Ansatz

Eine entsprechende CSP-Lösung ist z.B. Yuuvis. Als Browser-basierende Datendrehschreibe und Archiv ermöglicht die Lösung einen nutzerfreundlichen und intuitiven Zugang zu relevanten Informationen und Prozessen von beliebigen Endgeräten. Der suchgetriebene Ansatz sowie der Zugang über Ablagestrukturen kombiniert zwei Ansätze, die den Datenzugang besonders effizient gestalten und damit dem Benutzer ein attraktives Arbeitsmittel bereitstellt, wie er es auch von heutigen Internetanwendungen her gewohnt ist. Auch werden die Ablage- bzw. Aktenstruktur nicht wie in klassischen Datenmanagement-Systemen unveränderlich, sondern dynamisch gebildet. Dies bedeutet, dass die Ablagestruktur für verschiedene Anwendungsfälle auf denselben Daten unterschiedlich abgebildet werden kann. Durch den konsequenten Einsatz von Standards und neuer Technologien sowie offener, Cloud-nativer Architektur (Microservices, Kubernetes, Angular) können auch individuelle Anforderungen und neue Anwendungen einfach mit der Plattform abgedeckt werden. Und auch der häufig eintretende Vendor Lock-in infolge proprietärer Technologien oder evolutionärem Flickwerk aufgrund gewachsener Anforderungen wird verhindert. Selbst die einfache Skalierbarkeit der Plattform bleibt erhalten. Dies wiederum gibt die Möglichkeit, die neue Plattform in kleinerem Rahmen einzuführen und zusammen mit den neuen Anforderungen wachsen zu lassen, ohne sich Sorgen um die Skalierung machen zu müssen oder auch gleich mit dem ganz grossen Archivprojekt zu starten. Dokumente, Informationen und Daten müssen nicht unbedingt in einer proprietären eigenen Anwendungslandschaft, z.B. im Unternehmen selbst liegen, sondern sind auch aus externen Datenquellen, etwa aus Statistikportalen, Social Media oder Branchenverbänden, in Geschäftsprozesse integrierbar. Viele DMS/ECM-Lösungen stoßen dort bislang an ihre Grenzen.

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