Schatten-IT: Inoffizielle Systeme legitimiert
Exklusiv für AbonnentenDreistufiges Vorgehen
Für den Umgang mit Schatten-IT wurde am FIR ein dreistufiges Vorgehen entwickelt, das die Bewertung von Chancen und Risiken beinhaltet. Im ersten Schritt gilt es, die vorhandene Schatten-IT zu identifizieren. Dazu gibt es drei Ansätze: die technische Analyse, die Interpretationen von Servicedesk-Anfragen und die Umfrage in den Fachabteilungen. Die technische Analyse basiert auf dem Einsatz von Lizenzmanagementsystemen oder Netzwerkanalysetools. Erstere beobachten installierte Software auf Endgeräten und ermöglichen die legale und lizensierte Nutzung. Anwender können eine Übersicht über genutzte Software erhalten und somit Schatten-IT identifizieren.
Netzwerkanalysewerkzeuge untersuchen hingegen die Netzwerknutzung, um Fehlerquellen aufzudecken und Sicherheitsbedrohungen zu erkennen. Die damit einhergehende Analyse der Datenströme liefert Hinweise auf die Existenz von Schatten-IT. Im Falle der unerlaubten Nutzung von Cloud-Services zum Datenaustausch ist der Upload aus dem Netzwerk erkenntlich. Darüber hinaus kann die Untersuchung von Informationen des Servicedesks Schatten-IT offenbaren. In der Praxis zeigt sich, dass einige der eingehenden Anfragen im Zusammenhang mit inoffiziellen Schatten-Lösungen stehen. Die dritte Möglichkeit stellt eine Umfrage innerhalb der Fachabteilungen dar.
Oft informelle Kanäle
In KMU existieren oft nur ungenügende IT-Serviceprozesse bei gleichzeitig fehlender Expertise. Lizenzmanagementsysteme und Netzwerkanalysetools sind zum Teil frei verfügbar, kommen jedoch oft nicht zum Einsatz. Zudem ist die Annahme, aus Servicedesk-Anfragen effizient auf Schatten-IT-Lösungen zu schließen, für einen Großteil der KMU nicht haltbar. Da in KMU informelle Kanäle mit geringem Formalisierungsgrad vorherrschen, werden Informationen oft mündlich ausgetauscht. Somit stellt die Suche nach Schatten-IT mithilfe von Interviews, erweitert um die Verarbeitung mündlich weitergegebener Informationen, die beste Lösung für KMU dar.
Chancen und Risiken bewerten
Im weiteren Verlauf gilt es, Chancen und Risiken zu bewerten. Im Rahmen einer unternehmensindividuellen Nutzwertanalyse (Schritt 2) können die Wirkungsbereiche der Chancen und Risiken identifiziert und gegeneinander abgewogen werden. Im abschließenden Schritt 3 muss darauf aufbauend eine geeignete Legitimierungsform abgeleitet werden. Im Fokus des Forschungsprojekts stehen dafür beispielsweise plattformbasierte Konzepte wie Low-Code-Plattformen. Die Anbindung eines Stores ermöglicht die Entwicklung von fachbereichsspezifischen Anwendungen, die von der IT-Abteilung überprüft werden. Eine Teilnahme am Forschungsprojekt ist jederzeit unverbindlich und kostenfrei möglich.
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